Konfiguration und Lizenzierung

 

Beschreibung

In diesen Abschnitt wird die Konfiguration und Lizenzierung von Workflow+ beschrieben.

 

Basiseinstellungen

Benutzerdefinierte Einstellungen verwenden: Umstellung zwischen Benutzerspezifischen und Globalen (Dienst) Einstellungen. Beim Wechsel dieser Option wird die Anwendung neu gestartet. Ist die Option eingeschaltet, sind die Bereiche „Architect MCP“ und „Concierge“ gesperrt: MCP-Server und Concierge laufen im Workflow+ Dienst und lesen dessen eigene Einstellungen, Änderungen im Profil kämen dort nicht an. Zum Ändern die Option ausschalten.

Arbeitsverzeichnis: Dieses Verzeichnis wird beim Laden und Speichern von Workflows und WorkForms automatisch vorgeschlagen. Es können auch Unterverzeichnisse verwendet werden.

Büro+ Anmeldedaten: Geben Sie hier die Verbindungsinformationen zu Büro+ an. Die Verbindung erfolgt über die COM-Aktiv Schnittstelle von Microtech. Um diese nutzen zu können, muss diese korrekt in Büro+ Lizensiert sein.

Überprüfen Sie die Eingaben, indem Sie auf "Verbindung Testen" klicken.

Mittels der Funktion "Tabellenstruktur laden" liest Workflow+ die Tabellendefinition aller Büro+ Tabellen aus, so dass diese für die Skripterstellung verwendet werden können. Dieser Schritt ist notwendig, um mit Workflow+ zu arbeiten. Die Tabellenstruktur kann auch vom Hauptfenster über das Menu "Extras / Büro+ Tabellen" aufgerufen und aktualisiert werden.

 

RequestRetryCount: Dieser Wert gibt die Anzahl Wiederholungsversuche an, wenn ein Datensatz in Büro+ gesperrt ist. Nach erfolglosem Ablauf der Wiederholungsversuche bricht Workflow mit einem Fehler ab. Pro Wiederholung wird 2 Sekunden gewartet. Default ist 0.

ComAktiv Timeout: Wartezeit bei der Prüfung von ComAktiv. Wird diese Zeit überschritten ohne Antwort von ComAkitv, wird diese neu gestartet.

Servername: Name des Server wo der Workflow Dienst ausgeführt wird. Muss nur angegeben werden wenn der Dienst auf einem anderen Rechner als der Designer ausgeführt wird.

 

 

Lizenz

Für die Nutzung des Workflow+ benötigen Sie eine gültige Lizenz. Klicken Sie auf "Lizenz beziehen" um einen Lizenzkey anzufordern. Dazu müssen vorher gültige Büro+ Verbindungsinformationen erfasst worden sein. Die Lizenzierung erfolgt auf den Firmennamen, wie er in Büro+ erfasst ist.

Lizenz beziehen.

Alternativ können Sie einen Lizenzkey auch manuell eingeben, falls Sie bereits in Besitz eines gültigen Keys sind. Klicken Sie dazu auf den Button "..." rechts vom Feld Lizenzkey. Das Feld wird nun freigeschalten und der Key kann mittels Copy/Paste hinein kopiert werden. Das Programm kann mit demselben Key auf mehreren PC's aktiviert werden.

 

 

E-Mail

 

Um die Mail Funktion in Workflow+ zu verwenden müssen hier die Anmeldedaten eines Smtp Mailserver angegeben werden, über den die Mails versendet werden.

Die Empfänger Mail-Adresse wird für den Versand des Testmails verwendet und auch Fehler E-Mails werden an diese Adresse gesendet.

 

 

Verbindungen

 

Hier können Datenbanken und weitere Büro+ Mandanten hinzugefügt werden.

 

Datenbank hinzufügen

Hier können Verbindungen auf nahezu alle gängigen Relationalen Datenbanken konfiguriert werden. Für den Zugriff auf Datenbanken wird das OleDb Datenobjekt von Microsoft verwendet, das auch ODBC unterstützen. Um eine Datenbank in Workflow+ anzubinden benötigen Sie einen entsprechende OleDb oder ODBC Treiber. Diese sind für SQL Server, Oracle, Access und ODBC bereits vorhanden.

Verbindung hinzufügen:

•Klicken Sie auf "Datenbank hinzufügen", um eine neue Verbindung herzustellen.

•Wählen Sie zuerst den Treiber aus, den Sie verwenden möchten und klicken auf Weiter.

•Im nächsten Schritt werden die Verbindungseigenschaften erfasst, die je nach Treiber unterschiedlich sind. Für SQL Server muss z.B.  der Servername, die Anmeldeinformationen und eine Datenbank angegeben werden.
 Achtung: Falls ein Kennwort erforderlich ist, muss das Häkchen "Speichern des Kennwortes erlauben" gesetzt werden!
 

•Klicken Sie auf OK, um die Verbindung zu speichern.

•Geben Sie eine Eindeutige Bezeichnung für die Verbindung ein, die auch nicht gleicht lauten darf, wir Ihr Büro+ Mandant. Sonderzeichen und Leerschläge sind nicht erlaubt.

Nach dem Speichern der Verbindung werden Sie aufgefordert, die Tabellenstruktur aus der Datenbank auszulesen. Klicken Sie auf "Ja". Nun ist die neue Verbindung sichtbar.

 

Hier können auch Verbindungen auf PostgreSQL Datenbanken hergestellt werden. Damit die Treiber zur Verfügung stehen ist das PostgreSQL Basic oder Enterprise Plugin erforderlich.

Info zu PostgerSQL Datenbankanbindung

PostgreSQL Konfiguration

 

Büro+ Mandant hinzufügen

Klicken Sie auf "Büro+ Mandant hinzufügen". Der folgende Dialog wird geöffnet.

 

 

Füllen Sie alle Felder aus. Der Verbindungsname wird später in den Triggern und Skripts verwendet, um die Verbindung zu identifizieren. Diese Bezeichnung muss eindeutig sein und darf keine Leerschläge und Sonderzeichen enthalten.

Laden Sie auch die Tabellenstruktur herunter, damit diese Informationen im Skript Editor zur Verfügung stehen.

Die Hauptanbindung lässt sich überall mit dem Verbindungsnamen „Main“ ansprechen, z. B. Main:Vorgang.BelegNr. Wählen Sie deshalb „Main“ nicht als Namen einer eigenen Verbindung. Welche Verbindungen zu einem Mandanten eingerichtet sind, ermittelt ein Skript mit den Funktionen unter Verbindungen eines Mandanten.

 

 

PostgreSQL Datenbank hinzufügen

Damit können PostgreSQL Datenbanken hinzugefügt werden, wie sie von Microtech für die SQL Replikation verwendet werden. Wird eine Datenbank mit SQL Replikation verwendet kann über "Büro+ Verbindung" und "Aufgaben-ID" die Verknüpfung zum Büro+ Mandanten hergestellt werden, was für die Optimierung von herkömmlich programmierten Skripten verwendet werden kann.

Weitere Informationen siehe PostgreSQL Konfiguration

 

GraphQL Verbindung hinzufügen

Mit GraphQL bietet microtech ab Gen. 24 eine standardisierte API für einen direkten Datenzugriff. Detaillierte Informationen zur Konfiguration finden Sie in der microtech Hilfe.

Für die Verwendung in Workflow+ muss GraphQL mit OAuth2 in Büro+ eingerichtet werden. Workflow+ unterstützt zwar auch die Basic Authentifizierung, diese sollte aber aus Sicherheitsgründen nur für lokale Zugriffe verbdet werden. Eine kurze Zusammenfassung der Konfigurationsschritte in Büro+ finden sie hier.

Einstellungen:

•Verbindungsname: Name der GQL Verbindung. Diese muss Eindeutig sein und darf keine Sonderzeichen und Leerzeichen enthalten.

•Verbinungs-URL: Komplette URL des Automatisierungsdienstes.

•Authentifizierungsart: Basic, OAuth2 (Simpel) oder OAuth2 (Fortgeschritten)

•Base URL: Basis URL des Automatisierungsdienstes

•GQL Server Pfad: Diesen kann man aus der URL entnehmen oder findet man im Automatisierungsdienst (32 Stelliger Code)

•Client ID: Client ID von der Anwendungseinrichtung.

•Büro+ Verbindung: Ordnet die GraphQL-Verbindung einem Büro+ Mandanten zu: „Main“ für die Hauptanbindung oder der Name einer weiteren Büro+ Verbindung. Die Funktionen MandantHasGraphQl und MandantGraphQlConnection finden die Verbindung nur mit dieser Zuordnung.

 

Im Abschnitt "GraphQL in Büro+ einrichten" finden sie eine Schritt für Schritt Anleitung zur Einrichtung von GraphQL.

 

Bearbeitungsfunktionen der Verbindungen

•Bearbeiten: Damit kann eine bestehende Verbindung angepasst und umbenennt werden. Achtung! wenn Sie beim Speichern der Verbindung einen neuen Namen vergeben, müssen Sie alle bestehenden Verweise auf Triggern und Skripts anpassen!

•Löschen: Damit wird die entsprechende Datenbankverbindung gelöscht.

•Tabellenstruktur laden: Hier kann die Tabellenstruktur erneut heruntergeladen werden. Führen Sie diese Funktion aus, wenn Änderungen an dieser Datenbank vorgenommen wurden. Diese Tabellenstruktur wird für die Skript Erstellung und im SQL Editor benötigt, nicht aber für die Ausführung.

 

 

Plugins

 

Mittels Plugins kann der Funktionsumfang von Workflow erweitert werden. Hier haben Sie einen Überblick über bereits installierte Plugins. Ist eine neue Version von einem Plugin verfügbar kann man dieses hier updaten.

Symbole:

•: Plugin Info und Lizenz anzeigen.

•: Plugin aktualisieren.

•: Pluginkonfiguration öffnen, falls vorhanden (ist Abhängig von Plugin).

•: Plugin entfernen.

Plugin-Lizenz löschen oder kopieren: Im Fenster „Plugin Info und Lizenz“ hat jede gespeicherte Lizenz eine Schaltfläche „Löschen“. Ein Rechtsklick auf eine Lizenz öffnet ein Kontextmenü mit „Lizenzkey kopieren“ und „Lizenzkey Löschen“. Vor dem Löschen fragt Workflow+ nach.

 

Plugin hinzufügen: Hier können Sie ein neues Plugin hinzufügen. Informationen zu den Plugins findet man auch auf der Workflow+ Marktplatz Webseite.

 

Dienst

 

Bild links: Diensteinstellungen die im Designer zur verfügung stehen / Bild rechts: Diensteinstellungen Workflow+ Engine Konfiguration

 

Hier kann der Workflow+ Dienst neu gestartet werden, sofern der Designer mit den nötigen Rechten (als Administrator) ausgeführt wird.

 

Dienst Monitor

Mittels dem Dienst Monitor kann die Ausführung der Workflows im Dienst überwacht werden.

Die Kopfzeile des Dienstmonitors zeigt je Bereich eine Ampel: Workflows, MCP, Concierge, büro+, System und Leitstand. Grün heisst in Ordnung, Gelb Warnung, Rot Störung; Grau heisst nicht eingerichtet oder noch kein Zustand vom Dienst. Der Dienst meldet den Zustand alle 30 Sekunden. Fährt man mit der Maus über eine Ampel, erscheinen die Einzelheiten, etwa Ablauf des Zertifikats, freier Platz und Dienstkonto.

Workflows: Rot, wenn ein aktiver Workflow einen gestörten Trigger hat; Gelb, wenn ein Workflow überfällig ist.

MCP: Rot, wenn der MCP-Server lizenziert ist, aber nicht läuft.

Concierge: Rot, wenn der Concierge nicht antwortet oder sein Zertifikat in weniger als 7 Tagen abläuft; Gelb unter 14 Tagen oder wenn der Tunnel zum Vermittler getrennt ist.

büro+: Rot, wenn eine GraphQL- oder PostgreSQL-Verbindung nicht erreichbar ist oder eine COM-Verbindung des Dienstes nicht antwortet; Gelb bis 15 Minuten nach dem Abbruch einer COM-Verbindung. Der Dienst meldet sich dafür nicht zusätzlich an büro+ an.

System: Rot unter 2 GB freiem Platz oder unter 5 % freiem Arbeitsspeicher; Gelb ab 90 % Prozessorlast, unter 10 GB freiem Platz oder unter 15 % freiem Arbeitsspeicher.

Leitstand: Rot, wenn der Leitstand das Lebenszeichen abweist; Gelb, wenn seit drei Takten (normal 15 Minuten) kein Lebenszeichen angenommen wurde oder die Anmeldung auf Freigabe wartet; Grau, wenn die Meldung an den Leitstand ausgeschaltet ist.

nur Fehler / nur aktive: Grenzen die Workflow-Liste auf gestörte oder überfällige bzw. auf aktive Workflows ein.

Wartung: Dienst herunterfahren …: Im Menü „Dienst“ der Statusleiste. Meldet dem Leitstand eine geplante Wartung mit Dauer (1 bis 240 Minuten) und Grund und stoppt danach den Dienst, damit die Wartung im Leitstand keinen Ausfall auslöst. Die Meldung schickt der Dienst selbst, mit dem Token seines Lebenszeichens. Ist der Leitstand nicht erreichbar oder kein Token eingetragen, wird der Dienst nach höchstens 5 Sekunden trotzdem gestoppt. Die Wartung endet von selbst mit dem ersten Lebenszeichen nach dem Start. Wird der Dienst an der Windows-Dienstverwaltung vorbei gestoppt, meldet der Leitstand nach 15 Minuten einen Ausfall.

MCP / Concierge Status: Ein Klick auf die Ampel MCP, Concierge, büro+, System oder Leitstand öffnet ein Fenster mit den Einzelheiten. Unter MCP stehen die offenen Sitzungen (Client, Person, Weg, seit wann, Aufrufe) und die letzten 20 Aufrufe mit Werkzeug, Dauer und Ergebnis; schreibende Aufrufe sind fett, Fehler rot. Unter Concierge stehen Version, Port, Zertifikat, Verbindung zum Vermittler, die angemeldeten Portal-Sitzungen, die installierten Module sowie die Aufrufe der letzten Stunde mit Fehlerquote und mittlerer Antwortzeit. Unter büro+ stehen die offenen COM-Verbindungen des Dienstes mit ihrer letzten Prüfung (jede Minute) und der büro+-Version sowie der Verbindungstest je GraphQL- und PostgreSQL-Verbindung. Unter System stehen Prozessor, Arbeitsspeicher, Laufwerk, Laufzeit und Dienstkonto. Unter Leitstand stehen die Art der Meldung (Token oder Selbstanmeldung), das letzte angenommene Lebenszeichen, die Antwort des Leitstands und der letzte Fehler; ein Verweis öffnet den Leitstand mit den offenen Störungen. Sitzungen und Aufrufe zählen ab dem Start des Dienstes.

Workflows ohne Trigger (reine Funktionsskripte) führt der Dienst nicht aus; sie erscheinen nicht im Dienstmonitor. Bekommt ein solcher Workflow einen Trigger, lädt der Dienst ihn ohne Neustart.

 

 

Leitstand: Lebenszeichen der Installation

Der Dienst meldet dem Leitstand von AlphaCom (leitstand.workflowplus.ch) alle fünf Minuten den Zustand dieser Installation. Bleibt die Meldung aus, erkennt der Leitstand den Ausfall. Der Melder sitzt im Workflow+ Dienst und nicht im Concierge, meldet also auch ohne Concierge und auch dann, wenn der Concierge ausgefallen ist. Eingerichtet wird er unter Einstellungen, Seite „Dienst“, im Block „Leitstand“.

•Lebenszeichen an leitstand.workflowplus.ch senden: Eingeschaltet (Vorgabe) meldet sich die Installation selbst beim Leitstand an. Ausgeschaltet und ohne Token meldet der Dienst nichts und versucht auch keine Verbindung nach aussen. Die Änderung gilt ohne Neustart des Dienstes.

•Anmeldung: Die Installation meldet sich einmal mit ihrem Lizenzzeugnis, ihrer Installationskennung und einem selbst erzeugten Geheimnis an. Das Geheimnis wird verschlüsselt abgelegt und nie ersetzt; danach weist sich die Installation bei jeder Meldung damit aus. Das Lizenzzeugnis holt der Dienst beim Lizenzserver, eine Concierge-Lizenz ist dafür nicht nötig.

•Rolle: produktiv oder test. Sie hilft im Leitstand, Testsysteme von produktiven zu unterscheiden. Eine geänderte Rolle geht mit der nächsten Anmeldung an den Leitstand.

•Token: Nur in Ausnahmen nötig. Ein von AlphaCom ausgestelltes Token hat Vorrang vor der Anmeldung. Es wird verschlüsselt abgelegt und gilt ohne Neustart des Dienstes.

•Adresse: Leer bedeutet leitstand.workflowplus.ch. Der Melder verbindet direkt (HTTPS, Port 443) und ohne Proxy; die Zertifikatsprüfung ist immer eingeschaltet. Wo ein Kunde nur über einen Proxy hinauskommt, ist eine Freigabe dieser Adresse in der Firewall nötig.

•Takt: Alle fünf Minuten; der Leitstand kann einen anderen Takt vorgeben, mindestens 60 Sekunden. Eine Meldung, die nicht ankommt, wird nicht nachgeholt und nicht eingereiht.

•Gemeldet wird: Zeit der Installation (UTC), Version von Workflow+ und des Concierge, Zustand des Dienstes und des Concierge (antwortet, antwortet nicht, nicht installiert), Zustand des Vermittler-Tunnels (nur „nicht eingerichtet“ oder „getrennt“; läuft er, fehlt die Angabe), Ablauf der Workflow+ Lizenz, die Plätze (gleichzeitig angemeldete MobileForms-Geräte: aktuell, Höchststand seit der letzten Meldung, lizenziert; bei unbegrenzter Lizenz fehlt die lizenzierte Zahl), Ablauf und Art des TLS-Zertifikats des Concierge (eigenes Zertifikat oder das automatisch ausgestellte LAN-Zertifikat), die Fassung des Portals, die Firmenangaben des büro+ Mandanten (Name, Strasse, PLZ, Ort, Land; höchstens einmal pro Stunde gelesen), ob büro+ erreichbar ist (Verbindungstest auf die GraphQL- oder PostgreSQL-Adresse, ohne Anmeldung) und die Workflows, deren Trigger im Dauerfehler sind, mit Anzahl Fehler, letztem Fehlertext (höchstens 300 Zeichen) und Beginn. Was sich nicht sicher ermitteln lässt, wird weggelassen und nie geschätzt. Datensätze aus büro+ werden nicht gemeldet; ein Fehlertext kann aber Werte enthalten, die ein Workflow in seine Fehlermeldung schreibt.

•Server: Belegung der lokalen Laufwerke, Arbeitsspeicher und Prozessorlast im Mittel seit der letzten Meldung, letzter Start, ob ein Neustart aussteht, letzte Installation und Zahl offener Windows-Updates, die Dienste von büro+ und Workflow+ mit Zustand und Starttyp, die Art des Dienstkontos mit Kennwortablauf und Sperre (ohne den Namen des Kontos) sowie Zeitquelle und letzte Synchronisation der Uhr. Updates, Dienstkonto und letzter Start werden höchstens einmal pro Stunde im Hintergrund erhoben; Windows-Updates werden nur gesucht, nie heruntergeladen oder installiert.

•büro+ und Replikation: Version von büro+ aus den offenen COM-Verbindungen des Dienstes, dazu je GraphQL-Verbindung, ob sie erreichbar ist, sowie Gültigkeit, Aussteller und Hostname ihres Zertifikats; ebenso das Zertifikat einer PostgreSQL-Verbindung, wenn der Server TLS anbietet. Für die Zertifikatsprüfung baut der Dienst stündlich nur die verschlüsselte Verbindung auf und schliesst sie wieder, ohne Anfrage und ohne Anmeldung. Bei einer pgSQL-Replikation kommt alle 15 Minuten der Rückstand dazu: wie lange die Replikation einen Stand von büro+ noch nicht erreicht hat. Gemessen wird nur über COM-Verbindungen, die der Dienst ohnehin offen hat; ein Mandant ohne offene Verbindung zählt nicht mit.

•Abweisungen: Weist der Leitstand Anmeldung oder Token ab, versucht der Melder es nur noch stündlich. Der Dienstmonitor und das Ereignisprotokoll zeigen das an; sobald die Meldung wieder angenommen wird, steht auch das dort. Ist die Installation beim Leitstand bereits mit einem anderen Geheimnis registriert, wartet sie auf die Freigabe durch AlphaCom. Hat AlphaCom die Installation entfernt, meldet sie sich erst wieder an, wenn jemand die Einstellungen speichert.

•Die Engine bleibt unberührt: Der Melder läuft in einem eigenen Zeitgeber mit Zeitlimit von 10 Sekunden je Aufruf, wirft keine Fehler und hält den Dienst nie auf.

 

 

Mobile Forms

 

Hier können die Zugriffe der mobilen Geräte die MobileForm nutzen verwaltet werden. Geräte die sich einmal mit dem Server verbunden haben werden hier automatisch registriert. Eine manuelle Registrierung ist nicht möglich.

Nehmen Sie deshalb zuerst die Konfiguration auf dem Handy vor und speichern diese. Nach einem Klick auf Aktualisieren ist das neue Geräte hier sichtbar.

 

Klicken Sie auf den Button "..." um die Gerätedetails zu bearbeiten:

Beschreibung: Bescnreibung des Gerätes, rein zu Informationszwecken.

Username und Passwort: Muss identisch mit den Angaben auf dem Smartphone eingetragen werden.

Gruppe: Geräte können Gruppen zugeteilt werden, die unterschiedliche Verzeichnisse für die Formulare verwenden.

Gesperrt: Dadurch wird der Zugang eines Handys gesperrt.

Letzte Verwendung: Hier ist die letzte Anmeldezeit am Server ersichtlich. Dies erfolgt bei Neustart der App oder nach einem längeren Unterbruch der Arbeit.

Geräte ID: Diese ID ist für jedes Gerät eindeutig und wird automatisch übernommen.

 

 

Konfiguration auf dem Smartphone

Installieren sie das App "Workflow+ MobileForms" über den App Store von Apple oder Android (Google Play Store). Sollte das App auf Android Geräten nicht im App Store gefunden werden, dann kann das Setup auch bei der Firma AlphaCom für die manuelle Installation bezogen werden.

Damit die App mit dem Workflow Dienst kommunizieren kann muss zuerst der zugehörige Port (Default 7250) in der Firewall freigeschaltet werden. Für den Zugriff über Internet muss auf dem Router zudem eine Portweiterleitung auf den Workflow Server eingerichtet werden.

 

 

 

Import / Export von Einstellungen

Um die Übertragung von Einstellungen zu vereinfachen stehen die Import und Export Funktionen zu Verfügung. Damit lassen sich alle Einstellungen in ein XML File abspeichern und wieder einlesen.